メールアーカイブによるサイバーセキュリティの強化について

電子メールアーカイブは、最高レベルのサイバーセキュリティを維持したい組織にとって急速に必須のツールになっています。

電子メールを安全なデジタルアーカイブに保存しておけば、企業は貴重なデータの保護とサイバー犯罪者がもたらすリスクの軽減に役立てることができます。

なぜ電子メールのアーカイブが最適なサイバーセキュリティの実践を維持するために重要なのか、その理由を探ってみましょう。

メール アーカイブの基本

メール アーカイブとは、将来の参照用に電子メールを安全なデジタル アーカイブに保存するプロセスのことです。

これは、組織が整理され、規制要件に準拠するのに役立ち、また潜在的なセキュリティ脅威やデータ侵害を調査するための貴重なツールにもなります。さらに、ハードウェアの故障やユーザーのミスによるデータ損失のリスクも低減します。

電子メールは非公式の文書として、また時には会話の法的記録としてもよく使用されるため、電子メールのアーカイブは企業にとってますます重要となっています。電子メールをアーカイブすることで、企業は重要な情報を保存するための安全なリポジトリにアクセスすることができます。

さらに、電子メールのアーカイブは、メッセージの追跡、検索性、バックアッププロセス、セキュリティポリシー、およびサーバーパフォーマンスの向上にも役立ちます。

セキュリティとコンプライアンスの強化

サイバーセキュリティに関して言えば、メールアーカイブは侵入や不正なアクセスの試みを防ぐ追加の保護レイヤを提供します。また、電子メールが安全に暗号化されて保存されるため、悪意のある人物による改ざんや盗難の被害を受けにくくなります。

さらに、電子メールアーカイブは、組織が以下のような規制に準拠するのを容易にします。

• HIPAA: Health Insurance Portability and Accountability Actは患者の健康情報のプライバシーを守る連邦法であり、患者の健康情報を保護します。
• GDPR: 一般データ保護規制は、企業による個人データの取り扱いを規制する欧州連合の法律です。

• FISMA: 連邦情報セキュリティ管理法 (Federal Information Security Management Act) は米国で制定された法律で、連邦政府機関に対し、セキュリティ対策の実施を義務付けています。この法律は、連邦政府機関に対して、情報システムを保護するためのセキュリティ管理を実施することを義務付けています。

• FINRA の規則 17a-4(f): FINRA 規則 17a-4(f) はブローカーディーラーに電子コミュニケーションの記録をアクセス可能な形式で維持するよう要求しています。

検索機能の向上

送信または受信したすべての電子メールのアーカイブを持つことによって、必要に応じて情報を簡単に見つけることも可能になります。

キーワードインデックスやタグ付けなどの高度な検索機能により、ユーザーは受信箱やアーカイブを手動でスクロールしなくても、特定のメッセージをすばやく見つけることができます。

メールはコンピュータのハードドライブ上の個々のファイルではなく、インデックス付きのデータベースに保存されるので、インターネット接続があれば、リモートでアクセスでき、コラボレーションをシンプルかつ効率的に行えます!

適切な電子メール アーカイブ習慣を確立する

毎週電子メールを調べ、特定のフォルダーに保存する時間を確保すると、受信トレイが整理された状態に維持できます。

また、アーカイブされたフォルダの命名規則を明確にしておけば、必要なときに電子メールをすばやく見つけることができます。電子メールに機密データや情報が含まれている場合は、適切なバックアップ手段で安全に保存されていることを確認することが優先されます。

E メール アーカイブを効率的に実施すれば、時間を節約して、長期的に受信箱をすっきりとさせるのに役立ちます。

Bottom Line

E メールアーカイブは、サイバーセキュリティ対策において厄介な追加ステップに見えるかもしれませんが、データ漏洩や法的責任などから組織を保護できる、貴重な手段なのです。

すべての電子メールが適切にアーカイブされるようにすれば、組織の通信が安全であることを保証できます。